Nous avons vu dans un précédent article l’impact qu’une mauvaise gestion contractuelle pouvait avoir sur le chiffre d’affaire d’une entreprise. Voyons maintenant les différentes solutions qui existent pour répondre à ce besoin.

Gestion de contrats

by rawpixel.com

 

La première solution serait de se former

 

Nous reparlerons tout au long de la vie de ce blog des différentes bonnes pratiques que l’on peut mettre en place au sein d’une entreprise pour optimiser la gestion de ses contrats. Ces bonnes pratiques ne sont pas réservées aux grands groupes. Vous pouvez vous-même vous y familiariser pour commencer à bâtir votre propre activité de gestion de contrats.

Néanmoins il faut avoir du temps pour cela.

Or dans une PME on n’a généralement pas trop de temps disponible pour une formation, et quand bien même, les formations ne sont aujourd’hui pas encore légion dans ce domaine. Cela dit, via l’e2cm, on voit poindre des perspectives intéressantes dans ce domaine. À suivre !

Cette solution est une première pierre à l’édifice d’une gestion de contrats optimale, mais n’est clairement pas suffisante.

 

La seconde solution serait de s’équiper

 

Cela ne nécessite pas nécessairement de passer par l’achat d’un logiciel façon « incredible machine » avec 500h de formations dédiées.

On peut très bien commencer par la base : un fichier Excel. Aujourd’hui, la majorité des gestionnaires de contrats utilise de simples fichiers Excel pour suivre leur activité contractuelle. C’est une solution viable, bien qu’elle nécessite une grande rigueur de suivi du fait de l’absence d’automatisation. Nous dédierons très certainement un article à ce type de solutions, avec les bonnes pratiques pour initier ce type de suivi.

L’acquisition d’un outil de gestion de contrats parait cependant une solution pertinente, car cela permet l’automatisation tant attendue.

De nombreuses solutions logicielles existent et tentent de répondre à ce besoin de centralisation des données contractuelles.

Nous n’en ferons pas la liste ici, mais si jamais une telle solution vous tentait, veillez attentivement aux points suivants :

 

  • Évitez les usines à gaz. Trop de logiciels noient aujourd’hui leurs clients dans des systèmes trop complexes, et notamment des fiches contractuelles trop ardues à remplir. Commencez simple !
  • Préférez les solutions qui vous permettent un accès 24/7 à vos contrats, où que vous soyez, et depuis n’importe quel type de machine (ordinateur, smartphone, tablette, etc.) : évitez les logiciels type client, avec des données pas ou peu accessibles (je pense que ceux d’entre vous qui sont souvent en déplacement ou qui ont déjà crashé un disque dur et perdu tous les contrats scannés !).
  • Attention aux frais cachés : certaines solutions semblent intéressantes en frontal d’un point de vue financier, mais peuvent dissimuler des frais de maintenance élevés et une évolutivité limitée.
  • Et enfin, portez une attention toute particulière à la confidentialité et la sécurité de vos données : un portail ou un logiciel doivent vous donner un certain nombre de garanties, quant à la potentielle utilisation des données que vous rentrerez dans l’outil, et surtout quant à la sécurité desdites données. Les contrats représentent une bonne partie de l’intelligence de votre entreprise, ne les confiez pas à n’importe qui !

 

La troisième solution serait de sous-traiter

 

Faire confiance à une société de services peut être une bonne solution dans certains cas. Vous avez un ou plusieurs gros contrats avec des fournisseurs ou des clients, votre chef de projet assure l’intérim mais ne peut pas être au four et au moulin et vous n’avez personne en interne qui est formé à cette pratique.

Il vous faudra donc trouver LA société de services qui pourra répondre à vos exigences, dans votre région, et qui sera capable de vous proposer des services dédiés financièrement raisonnables.

Les sociétés de consulting sont nombreuses sur le marché, et même si les spécialistes du contract management sont encore peu nombreux, ils arrivent ! Maintenant, la plupart de ces sociétés fonctionnent en jours/homme… Préférez évidemment une solution basée sur des livrables : vous achetez des résultats, pas du temps.

 

En conclusion : pas de solution idéale, mais plusieurs approches complémentaires

 

Vous avez compris en lisant ces quelques lignes qu’il existe plusieurs approches pour faire de la gestion de contrats.

Une approche métier où la formation est nécessaire, une approche « outil informatique », en fonction de l’enveloppe que vous souhaitez/pouvez investir, et une approche « ressource humaine » synonyme d’embauche ou d’externalisation : tout dépend de votre stratégie « Make or Buy », de la durée et/ou du volume de votre besoin.

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