On ne le répètera jamais assez : le contrat est vivant ! Et comme tout être vivant, il se conçoit, il naît, il vit et il meurt. Chacune de ces étapes est clé, et le document qui y est associé n’est que la retranscription écrite la plus proche possible de l’esprit du contrat (le negotium et l’instrumentum, vous vous souvenez ?).  

 

Cet instrumentum justement, est créé et évolue en fonction de la vie du contrat, qu’on pourrait découper grossièrement en 5 étapes majeures : la création, la négociation, l’approbation, l’exécution et la fin du contrat.  

 

Les étapes de clés du cycle de vie contractuel

Le cycle de vie contractuel

 

La création 

 

On pourrait également la nommer la « rédaction ». Sur une impulsion la plupart du temps commerciale, on va initier une requête contractuelle et l’on va rédiger, sur la base d’un modèle ou à partir de rien, ce que l’on pense être la meilleure retranscription écrite possible de l’esprit du contrat que l’on souhaite conclure avec son contractant.  

 

Une étape évidemment très importante, car c’est là que les fondamentaux de l’accord seront couchés avec plus ou moins de détails sur papier, dans le marbre ou sur un document électronique, selon votre degré de maturité technologique. Suivra :  

 

La négociation 

 

Sur le fond, la discussion sur les termes et conditions de l’accord… « Oui mais… », « Et s’il se passe ceci … ? », « Comment osez-vous… ?! », etc. Sur la forme, un échange de versions de contrat souvent pénible et qui engendre un certain nombre de tracas (pour ne pas dire une certaine forme de désespoir) que Lexigone essaie de résoudre : les marques de modification sur Word (autrement appelées « track changes » ou encore « redlining » pour les puristes) qui vont rendre votre document contractuel plus bariolé qu’un sapin de Noël sur les Champs Elysées, et le sempiternel problème des échanges de versions par email, qui amènera presque inéluctablement à la question fatidique suivante : « Qui a la dernière version déjà, toi ou moi ? ».  

 

Après ces échanges parfois douloureux et l’obtention d’un accord sur la version 0.92, vient : 

 

L’approbation 

 

Cette étape se décline en deux phases distinctes : le flux d’approbation interne d’une part, qui va permettre à toute personne habilitée dans l’entreprise de donner son accord sur l’idée-même du contrat et sur son contenu, suivie de près par l’approbation externe, avec la validation ultime du document contractuel par le ou les représentants légaux de la personne morale, qui engage formellement la société dans l’exécution de l’accord convenu.  

 

Cette validation ultime sera réalisée soit de manière manuscrite pour les irréductibles, soit de manière électronique avec l’appui d’un tiers de confiance qui pourra donner un certain niveau de confiance dans l’identité du signataire, pour les adeptes toujours plus nombreux du « Zéro papier ». Ensuite, toute l’attention sera portée sur une phase extrêmement importante :

 

L’exécution 

 

Chacune des parties s’est engagée envers son contractant à réaliser certaines obligations : c’est le moment ! L’objet du contrat doit être réalisé et l’on va donc appliquer les termes du contrat pendant son exécution : suivre la performance de l’une et l’autre des parties (avec potentiellement des indicateurs de performance et des niveaux de service les KPI et les SLA), faire attention aux frontières de ses obligations et vérifier qu’elles ne sont pas dépassées et le cas échéant faire évoluer le contrat si ses termes sont obsolètes ou finalement non applicables : le fameux avenant !  

 

Connaître le cycle de vie d'un contrat pour une meilleure gestion des contrats

By Freepik

 

Cette étape est cruciale : là où beaucoup d’entreprises, trop heureuses d’avoir enfin signé ce maudit contrat, décident de le ranger dans une armoire pour ne le ressortir qu’en cas de litige, nous ne vous conseillerons jamais assez d’être, dans la mesure du possible, proactif vis-à-vis de l’exécution d’un contrat.

 

Cela passe par des actions simples mais terriblement efficaces : être conscient des termes et conditions d’un contrat, diffuser ces informations en interne, conserver le lien avec son cocontractant, trouver des solutions aux problèmes en utilisant le levier de la synergie… Sont autant d’actions qui seront bénéfiques sur le long terme, et qui in fine vous feront économiser de l’argent. 

 

La fin (ou le renouvellement) 

 

Un contrat contient un objet, un territoire, une date de début et une date de fin (c’est plus compliqué que ça, c’est vrai) : L’étape ultime d’un contrat ne doit pas être négligée, car elle est souvent truffée de détails administratifs pas toujours évidents à gérer (dans l’hypothèse la plus simple, un contrat se termine du seul fait de la survenance d’une date. Parfois, il faut respecter un délai de préavis si l’on veut y mettre fin et ne pas faire face à une agaçante reconduction tacite, mais il est des contrats qui sont plus subtiles et demandent la gestion d’une période de réversibilité par exemple, elle-même truffée d’obligations).  

 

Quoi qu’il en soit, une bonne gestion contractuelle vous aura permis d’anticiper cette étape ultime et de prendre les actions nécessaires à la réalisation de vos objectifs.  

 

Une gestion encore plus fine vous permettra même d’identifier toutes ces potentielles clauses qui survivent à la fin d’un contrat, qui sont autant d’obligations contractuelles qui bien trop souvent sortent des radars de la gestion administrative d’une entreprise, une fois les contrats terminés. 

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