Contrairement à une idée préconçue, il est difficile d’anticiper simplement les dates de fin de ses contrats, car elles sont protéiformes, parfois nébuleuses et souvent ambiguës. La majorité des contrats est simple à analyser, avec des dates claires, rédigées dans le dur… Mais une minorité est bien plus subtile à appréhender, et cela fait tout le charme et la complexité de l’activité de gestion de contrats.

Or, pour organiser une bonne gestion des contrats dans votre entreprise, il est essentiel en tout premier lieu de mettre en place un système d’alertes et de notifications liées à vos dates de fin de contrat, afin de les anticiper correctement et de manière globale. Sans cela, point de salut contractuel !

Je vous propose un panorama des dates contractuelles, depuis les cas les plus simples à appréhender jusqu’aux plus complexes. L’objet de cet article n’est pas de pousser l’analyse sur un terrain juridique avec l’appui des dernières jurisprudences, mais plutôt de donner un cadre pragmatique à l’analyse contractuelle pure.

Les contrats à durée déterminée

Le cas le plus simple, que beaucoup, dont votre serviteur, connaissent bien car en ayant signé quelques-uns au cours de leur vie professionnelle. On les assimile très facilement à la simple catégorie des contrats de travail, mais c’est avant tout un type de contrats, avec une date de début, et une date de fin. Ils ne contiennent pas de clause de reconduction particulière. Rien de plus simple sur le papier : ces contrats sont le met favori des logiciels de contract management. Les dates de démarrage effectif, et date de fin, sont utilisées comme support aux alertes et notifications du système que vous aurez mis en place.

Les reconductions

De très nombreux contrats sont renouvelés à leur terme, car ils sont agrémentés d’une clause de reconduction. Celle-ci peut prendre plusieurs formes, plus ou moins subtiles à appréhender.

Elle peut être unilatérale, c’est-à-dire dédiée à l’une des parties au contrat uniquement, ou mutuelle et donc actionnable par toutes les parties.

Le moyen de l’actionner doit être décrit dans le contrat : il s’agit souvent d’une demande qui doit être notifiée au cocontractant par lettre recommandée avec accusé de réception. Parfois, elle doit simplement être écrite (dès lors, une lettre simple ou un email peuvent suffire), et parfois encore, aucune forme particulière n’est requise : dans ce cas, nous préconisons à tout le moins une formalisation écrite, ne serait-ce qu’à titre de preuve… L’oral a ses limites !

La clause de reconduction ne précise souvent pas de limite particulière, dans le sens où elle décrit un mécanisme de reconduction, la plupart du temps à la date anniversaire du contrat, mais sans limite relative au nombre de reconductions. A contrario, on voit dans certains contrats des mécanismes qui :

  • limitent le nombre de reconductions possibles (par exemple, dans la limite de 3 reconductions successives) ;
  • décrivent des reconductions qui contiennent des paramètres différents de la durée initiale contractuelle (par exemple, un contrat d’un an, dont une reconduction est possible, mais pour une durée de six mois).

Dans ces cas, votre système d’alertes doit permettre une granularité suffisante pour anticiper l’ensemble de ces possibilités.

La reconduction tacite

L’alter ego de la reconduction expresse telle qu’on vient de la décrire, c’est la reconduction tacite, grande ennemi des gestionnaires de contrats ! Il s’agit donc du mécanisme inverse à la reconduction expresse que l’on vient de détailler, mais ce mécanisme est de loin le plus usité : ici, le contrat se renouvelle automatiquement, dans la mesure où aucune des parties n’a actionné son éventuelle possibilité (en fonction de la rédaction de la clause de reconduction) de mettre un terme au contrat. Le contrat sera donc renouvelé de facto, pour une certaine période de temps, et un certain nombre de fois, sauf action.

Pour autant, ce mécanisme souvent décrié a certains avantages contractuels qui ne sont pas négligeables : il permet à des parties de renouveler leur intérêt de contractualiser ensemble, dans les mêmes conditions qu’initialement prévu, le tout sans avoir à gérer trop de paperasse administrative (car oui, rédiger et négocier un avenant peut parfois (oserais-je dire souvent ?) représenter un processus long et fastidieux…).

La durée de préavis

Ces mécanismes de reconduction sont la plupart du temps auréolés d’une durée de préavis, rédigée plus ou moins judicieusement.

En effet, la plupart du temps, il s’agit d’une durée relative, qui s’appuie sur la date de fin de la période contractuelle visée. Pas de difficultés particulières ici, il faut juste paramétrer votre système d’alertes pour être prévenu en amont de ces échéances, de manière à les anticiper au bon moment.

En parallèle, certaines durées sont plus ambiguës. Notre petite préférée au sein de Lexigone : la durée de préavis raisonnable, qui est tout sauf objective… Tout sauf pratique. Elle représente un vrai danger en termes de gestion de contrats, car à l’évidence on aura au moins deux lectures de cette clause, selon la partie que l’on représente.

En tous les cas, si vous arrivez après la bataille et ne pouvez que constater, nous conseillons de lire cette clause de manière extensive, afin d’éviter au maximum les problèmes d’interprétation qui ne manqueront pas d’apparaître en cas de résiliation contractuelle.

La rupture brutale des relations commerciales établies

A cette première complexité s’ajoute une subtilité de notre droit commercial français : la rupture brutale des relations commerciales établies.

Il est dangereux de ne se fier qu’à la durée du préavis telle que rédigée dans votre contrat, surtout si la relation commerciale que vous entretenez avec votre cocontractant dure depuis un certain temps. En effet, cette durée pourrait, en cas de litige, pousser le juge à la modifier, et in fine l’étendre pour correspondre à une durée qu’il estimerait plus juste.

Par exemple, si vous avez une relation commerciale avec un fournisseur depuis 15 ans, mais que votre contrat ne précise qu’un préavis contractuel de 3 mois que vous respectez en lui adressant une notification en temps et en heure, ledit fournisseur pourrait se sentir lésé et demander à un juge d’étendre cette durée à, par exemple, 1 an, car l’ancienneté de la relation commerciale le justifierait à ses yeux.

Plutôt que de simplement (re)lire vos contrats à la lettre, essayez d’en savoir plus, notamment sur vos contrats stratégiques et/ou importants d’un point de vue financier : quelle est la nature des relations commerciales qui vous unit à votre co-contractant ? Cette relation commerciale, tous contrats confondus, est-elle ancienne, et si oui dans quelle mesure ? Point supplémentaire : votre cocontractant est-il plus ou moins dépendant économiquement vis-à-vis de vous et de ce(s) contrat(s) ? Tous ces points peuvent peser dans la balance au moment de la relecture de l’ensemble par un juge. Afin d’anticiper ces éventuels problèmes, tournez-vous vers votre conseil juridique, qui saura vous aiguiller de manière plus précise, en fonction du cas qui se présente à vous.

Les contrats à durée indéterminée

A côté du premier pilier des contrats à durée déterminée, figurent les contrats à durée indéterminée, connus pour être la forme normale du contrat de travail passé entre deux personnes d’après Wikipedia (à relativiser, certainement !), mais qui représentent, tout comme les contrats à durée déterminée, un « type » de contrats pour un gestionnaire contractuel.

Les engagements perpétuels étant prohibés par le Code Civil, et selon la lettre de l’article 1211 dudit Code, « chaque partie peut y mettre fin à tout moment, sous réserve de respecter le délai de préavis contractuellement prévu ou, à défaut, un délai raisonnable » (le fameux…).

Ils sont également, assez souvent, agrémentés d’une période d’essai, parfois reconductible. N’oubliez pas de prendre en compte ces dates, car même si vous pourrez mettre fin à la période d’exécution du contrat en cas de raté, ce sont des engagements lourds et plus d’un s’est fait avoir à payer une prestation qu’il ne voulait pas.

Ce ne sont pas les plus courants des contrats commerciaux, mais ils peuvent représenter un trou noir passant sous les radars de votre système d’alertes, car il n’y a pas vraiment de date limite associée à l’exécution de ces contrats. Il vous faut avoir une vision claire de l’ensemble de vos contrats à durée indéterminée, toujours sous les yeux, afin de ne pas les oublier, et d’actionner les moyens de résiliation mis à votre disposition quand l’occasion se présente.

Les dates absolues et les dates relatives

Quand on pense à une date contractuelle, on pense à une date absolue, écrite, sans ambiguïté. Mais souvent, les dates contractuelles sont rédigées de manière relative, ce qui peut représenter un véritable danger pour votre système d’alertes.

Ce contrat se terminera le 30 septembre 2017.

Ceci est une date absolue, dont la lecture ne souffre aucune ambiguïté. Malheureusement, tous les contrats ne sont pas rédigées avec autant de précision. Certains utilisent, de manière éparse, des dates relatives, qui peuvent être étonnamment difficiles à gérer :

Ce contrat se terminera 1 an après sa date de signature.

Difficiles pour plusieurs raisons :

  • La date de signature a-t-elle bien été mentionnée dans le contrat ? On s’aperçoit que dans de nombreux cas non, ou bien les signataires apposent leur signature sans préciser la date ;
  • Si une date de signature a été rédigée par les signataires à côté de leurs signatures respectives, mais qu’elles ne sont pas intervenues au même moment, laquelle prendre en compte ?
  • Si la date de signature était le 1er janvier 2017, alors le contrat se termine-t-il le 1er janvier 2018, ou le 31 décembre 2017 ?
  • Si la date de signature était le 1er mars 2017, alors le contrat se termine-t-il le 1er mars 2018 ou le 28 février 2018 ?
  • Et en cas d’année bissextile ?
  • Et les fuseaux horaires ?

Autant de questions dont les réponses ne sont souvent pas si faciles que cela à apporter.

Les survival clauses

Une dernière subtilité, et non des moindres : certaines clauses sont rédigées de manière à « survivre » après la date de fin du contrat auquel elles appartiennent. C’est souvent le cas des clauses de confidentialité, clause de non-concurrence, etc.

Ces durées extra-contractuelles ne sont pas anodines, et vous devez, dans la mesure du possible, les enregistrer afin de ne pas rater une échéance potentiellement stratégique, car ces clauses ne sont la plupart du temps pas négociées au hasard, et on a vu plus d’une fois certains contractants un peu légers dans leur gestion contractuelle se faire rattraper par la patrouille, notamment autour des clauses de non-concurrence.

Votre système d’alertes doit calculer vos dates de manière exhaustive quand cela lui est possible, et vous devez en parallèle anticiper un certain nombre de points que les mathématiques seules ne peuvent pas résoudre. Au final, vous devez user de subtilité et de recul pour que votre système soit parfaitement opérationnel.

C’est la première règle indispensable associée à votre gestion contractuelle : pour gérer vos contrats, vous devez en connaître et maîtriser les dates.

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