Le Ministère de l’Economie a rendu public en Novembre 2015 via le site de la Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de Répression des Fraudes (DGCCRF), le nom des cinq grands groupes français qui ont écopé des plus grosses amendes pour retards de paiement en 2015. Il s’agit visiblement d’un fléau grandissant depuis ces 10 dernières années pour le Figaro qui évoque que ce phénomène est à l’origine de 15 milliards d’euros par an ponctionnés sur la trésorerie des TPE et PME, qu’il est responsable d’un quart des faillites et que seulement 36,5% des entreprises françaises règlent leur factures dans les délais légaux (soit dans les 60 jours ou 45 jours fin de mois).

Que se passe-t-il chez nos grands groupes ?

Sans vouloir les défendre, j’ai pu constater à quel point il peut être difficile pour un grand groupe de déclencher ses paiements. Ce n’est pas une excuse évidemment, la loi est la loi et il faut la respecter. Mais cela n’exclut pas de jeter un œil avisé sur ce qui se passe sur le terrain et de trouver les solutions palliatives à ce problème. Je pars du principe que les grands donneurs d’ordre ne sont pas tous des magouilleurs patentés prêts à tout pour optimiser leur trésorerie au détriment des fournisseurs, alors si pour vous les patrons sont tous des voleurs, vous pouvez passer votre chemin ! Mais pour les patrons qui se demandent comment optimiser leurs processus internes afin de déclencher les paiements dans les temps, je répondrais que cela passe d’abord par une gestion efficace de leurs contrats.

Le paiement n’est pas un processus simple

Un contrat en bonne et due forme doit décrire le processus d’acceptation des livrables qui aboutira au paiement des prestations ou des biens livrés et figer les conséquences encourues par les parties dans les cas de non respect des niveaux de service et de non respect des lois régissant les accords commerciaux (comme c’est le cas des délais de paiement). Se met alors en place sur le terrain une chaîne humaine allant du réceptionnaire de marchandise au contrôleur qualité jusqu’au comptable qui déclenchera le paiement, voire des rendez-vous hebdomadaires ou mensuels en présence du fournisseur et de l’entité interne responsable du contrat assurant un suivi global des livrables. Bref, un ensemble de ressources qu’il est nécessaire de coordonner. Et quand bien même la plupart de ces processus seraient supportés par des ERP (« Enterprise Ressource Planning » ou « progiciel de gestion intégré » pour les plus français d’entre vous) bardés de workflow de validation hyper détaillés, il reste néanmoins utile d’avoir à sa disposition une personne capable de s’assurer que tout ce joli monde appuiera sur le bouton dans les temps !

La gestion des contrats comme garde-fou

C’est là tout l’intérêt de disposer d’un service de gestion de contrats : il vous supportera dans la description de ces processus dans vos contrats et il en garantira au jour le jour le bon déroulement en termes de délai afin de prévenir (plutôt que guérir) tout éventuel problème de paiement en retard vis-à-vis de vos fournisseurs ou de vos clients. Il sera également en charge de calculer, le cas échéant, le montant des pénalités de retard et assurera la rédaction des réclamations et des relances nécessaires au paiement de ces pénalités par votre client.

 

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