Aujourd’hui je me réveille, je suis patron d’une PME.

J’ai des contrats d’assurance, des contrats de prestations informatiques diverses et variées (mail, réseau, serveur, sécurité logicielle,…), des contrats de partenariat, des contrats avec des transporteurs logistiques, des contrats, des contrats, encore des contrats.

J’ai même des contrats avec mes clients !

Je décide donc d’en stocker certains dans l’armoire bien poussiéreuse qui gît au troisième sous-sol du bâtiment. Quand le contrat signé a été scanné (par chance ou hasard, qui sait ?) on peut retrouver quelque part sur l’ordinateur de l’un de mes employés, l’une des diverses versions, et dans le meilleur des cas des sauvegardes sont faites quelque part sur un serveur… Dans quel dossier, c’est une autre histoire. En définitive, je fais tout sauf de la gestion de contrats.

Mais, le nerf de la guerre ce n’est pas ma collection de contrats papier, me direz-vous :

« Ce qui compte c’est le chiffre d’affaire à la fin du mois ! ».

« Je n’ai pas le temps de gérer mes contrats, de faire des propositions commerciales, de stocker mes contrats, de gérer mon personnel, de suivre mon EBIT, d’appeler mon banquier, de faire des Dailly pour avoir du cash… Et quand bien même le besoin s’en ferait ressentir, c’est une activité qui doit coûter cher et les le volume de contrats concernés n’est certainement pas assez volumineux pour y dédier cette activité, à l’exception d’un ou deux peut-être ».

« Mettons donc cette activité de côté, j’ai d’autres priorités ».

On peut comprendre ce point de vue.

Cependant, revenons sur un point important : l’IACCM (International Association for Contract and Commercial Management) a établi en 2012 que les sociétés perdraient 9,2% de leurs chiffre d’affaires annuel du fait des défaillances dans leur processus de contractualisation. Chiffre intéressant, non ? Le nerf de la guerre c’est le chiffre d’affaires, c’est évident, et c’est d’autant plus le cas lorsque vous pouvez vous prévaloir d’une maîtrise totale des documents qui régissent vos flux commerciaux (car c’est bien à cela que sert un contrat).

Convaincus ? Oui, mais comment mettre cela en place ?

La première solution serait de se former

Nous reparlerons tout au long de la vie de ce blog des différentes bonnes pratiques que l’on peut mettre en place au sein d’une entreprise pour optimiser la gestion de ses contrats. Ces bonnes pratiques ne sont pas réservées aux grands groupes. Vous pouvez vous-même vous y familiariser pour commencer à bâtir votre propre activité de gestion de contrats. Néanmoins il faut avoir du temps pour cela. Or dans une PME on n’a généralement pas trop de temps disponible pour une formation, et quand bien même, les formations ne sont aujourd’hui pas encore légion dans ce domaine. Cela dit, via l’e2cm, on voit poindre des perspectives intéressantes dans ce domaine. A suivre !

Cette solution est un première pierre à l’édifice d’une gestion de contrats optimale, mais n’est clairement pas suffisante.

La seconde solution serait de s’équiper

Cela ne nécessite pas nécessairement de passer par l’achat d’un logiciel façon « incredible machine » avec 500h de formation dédiées.

On peut très bien commencer par la base : un fichier Excel. Aujourd’hui, la majorité des gestionnaires de contrats utilise de simples fichiers Excel pour suivre leur activité contractuelle. C’est une solution viable, bien qu’elle nécessite une grande rigueur de suivi du fait de l’absence d’automatisation. Nous dédierons très certainement un article à ce type de solutions, avec les bonnes pratiques pour initier ce type de suivi.

L’acquisition d’un outil de gestion de contrats parait cependant une solution pertinente, car cela permet l’automatisation tant attendue.

De nombreuses solutions, que ce soit en mode SaaS ou logiciels clients, existent et tentent de répondre à ce besoin de centralisation des données contractuelles. Nous n’en ferons pas la liste ici, mais si jamais une telle solution vous tentait, veillez attentivement aux points suivants :

  • Evitez les usines à gaz. Trop de logiciels noient aujourd’hui leurs clients dans des systèmes trop complexes, et notamment des fiches contractuelles trop ardues à remplir. Commencez simple !
  • Préférez les solutions qui vous permettent un accès 24/7 à vos contrats, où que vous soyez, et depuis n’importe quel type de machine (ordinateur, smartphone, tablette, etc.) : évitez les logiciels type client, avec des données pas ou peu accessibles (je pense que ceux d’entre vous qui sont souvent en déplacement ou qui ont déjà crashé un disque dur et perdu tous les contrats scannés !).
  • Attention aux frais cachés : certaines solutions semblent intéressantes en frontal d’un point de vue financier, mais peuvent dissimuler des frais de maintenance élevés et une évolutivité limitée.
  • Et enfin, portez une attention toute particulière à la confidentialité et la sécurité de vos données : un portail ou un logiciel doivent vous donner un certain nombre de garanties, quant à la potentielle utilisation des données que vous rentrerez dans l’outil, et surtout quant à la sécurité desdites données. Les contrats représentent une bonne partie de l’intelligence de votre entreprise, ne les confiez pas à n’importe qui !

La troisième solution serait de sous-traiter

Faire confiance à une société de services peut être une bonne solution dans certains cas. Vous avez un ou plusieurs gros contrats avec des fournisseurs ou des clients, votre chef de projet assure l’intérim mais ne peut pas être au four et au moulin et vous n’avez personne en interne qui est formé à cette pratique. Il vous faudra donc trouver LA société de services qui pourra répondre à vos exigences, dans votre région, et qui sera capable de vous proposer des services dédiés financièrement raisonnables.

Les sociétés de consulting sont nombreuses sur le marché, et même si les spécialistes du contract management sont encore peu nombreux, ils arrivent ! Maintenant, la plupart de ces sociétés fonctionnent en jours/homme… Préférez évidemment une solution basée sur des livrables : vous achetez des résultats, pas du temps.

En conclusion : pas de solution idéale, mais plusieurs approches complémentaires

Vous avez compris en lisant ces quelques lignes qu’il existe plusieurs approches pour faire de la gestion de contrats.

Une approche métier où la formation est nécessaire, une approche « outil informatique », en fonction de l’enveloppe que vous souhaitez/pouvez investir, et une approche « ressource humaine » synonyme d’embauche ou d’externalisation : tout dépend de votre stratégie « Make or Buy », de la durée et/ou du volume de votre besoin.

Je pense que la solution se trouve dans une potentielle mutualisation des approches.

Une PME qui souhaite maîtriser ses contrats doit avoir à sa disposition une solution informatique simple et intuitive, elle doit pouvoir monter en compétence sur cette fonction et avoir recours à des gestionnaires de contrats à temps plein ou à temps partagé quand elle en a besoin. C’est une façon d’investir raisonnablement dans la gestion de contrat en maîtrisant votre budget.

Pour finir, la gestion de contrats, concrètement, ça m’apporte quoi ?

Je me couche ce soir avec ma casquette de chef d’entreprise, j’ai compris que je devais avoir un outil dédié au contract management répondant à mes problématiques PME, que je devais également améliorer mes connaissances, et en attendant, faire appel a une société de services pour la gestion de mes contrats importants.

Ok, c’est bien mais pourquoi ?

Parce que la gestion de vos contrats est une activité qui doit vous permettre de :

  • Disposer d’un référentiel contractuel solide et accessible à tout moment ;
  • Sécuriser la gestion de vos contrats par le rappel des dates clés, anticiper et mieux préparer vos négociations ou renégociations ;
  • Vous donner une vue d’ensemble sur la santé de vos contrats ;
  • Vous donner une vue précise des actions importantes à mener dans le cadre de vos relations avec tous vos partenaires / fournisseurs / clients ;
  • Vous permettre d’identifier les risques contractuels et commerciaux que vous encourez et ainsi prévenir (ou en tous les cas mitiger) tout éventuel litige ;
  • Vous assurer que vous et vos clients respectez les clauses contractuelles que vous avez négociées / ou que vos contrats sont toujours viables et équilibrés (le contexte évolue, le contrat aussi).

Et tant d’autres choses… Dont nous reparlerons incessamment sous peu !

Etienne[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

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